登記された項目に変更があった場合、取引の安全のためには直ちに登記がなされるのが理想です。たとえば、社長が解任され、変更の登記がされない間、登記上の変更前の社長を代表者として信じて取引きを行った取引先に損害が生じた場合はどうなるのかといった問題が生じるからです。
そのため、変更したことを申請しない場合、取引の相手方が不利益を被ることが想定されるので、罰則を設けて登記を強制する必要があるのです。現実には、即時に登記申請することは無理なので、妥当な期間として原則として２週間以内に登記をしなければならないと定められました。
実際、実に多くの方が裁判所や検察庁に出向いて結構な金額の過料を支払っておられますので注意が必要です。

登記記録を見れば、会社法で定められた義務を果たしておらず、法令遵守に関心の薄い会社だと印象づけされ、取引や銀行融資などで不利になることが考えられます。法人の代表理事が叙勲の選考から落ちたという話もあります。

期間内に申請しても、不備で受理されなかった場合は登記申請も無かったことになるので、簡単に２週間を経過してしまいます。会社法や商業登記法は頻繁に改正され、前回申請したのと同様の方法では通らないことが多くなっているので、注意が必要です。

変更の事実が生じた後、直ちに登記の申請をしなければなりません。当然、変更の事実は会社法の規定に従って有効に生じている必要があります。
登記申請書には法的に正しいことを記載し、定められた範囲の証拠書面を添付します。法務局では、会社法が作成を義務化した議事録等の書類を添付させることで審査しますが、添付書類の種類は法律で限定されており、余計な書類が添付されていても審査の対象になりません。

そのため、どこかに認識違いや誤りがあると、変更の登記をするべきでないことが登記されることが考えられます。その責任は法務局ではなく、誤って申請した会社にあります。事実でない登記が放置されれば、将来、経営上のトラブルが発生した際に、無効を主張されたり、退任した役員が、退任後に生じた経営上の責任を負うなどの問題になることがあります。登記は書類さえ整えば簡単に出来ると流布されることがありますが、そのような風潮は危険なことです。

会社を作ると言うことは、会社法の手続きを遵守する義務(罰則あり)を選択したということです。国が用意した会社法というインフラを利用しているとも言えます。税務上有利だというだけで、勧められて会社にしたというのは通用しません。
会社法は、会社というプロを相手にした制度ですから、商業登記法はプロの便宜が優先され手続きが簡略化されています。書き間違う人が多いだろう、会社法をよく知らない人が多いだろう、といったことを考慮する必要がありません。商業登記の制度上、不実の登記を完全に防止しようとすると、申請する側にとっては手続きが煩雑になりますから、経済界の要請もあって、証拠書類の一部のみに限定して添付させる制度形態となっているのです※。したがって、法務局では申請書や添付書類に現れない事実については、正しく行われていることを前提として審査します。申請内容が不自然だなと感じても、絶対あり得ないのでない限り登記されるのです。

各会社は、登記申請書の添付書類として要求されていなくても、最低限、会社法で定められた文書を作成し保管しなければなりません。それだけでなく、トラブルに遭遇した時に不利にならないためにも、各会社の実情に応じて事実を証拠として残すことも必要です。

※悪用事例に対処するための改正で、年々複雑化しています。

中小の会社では、会社法が定める手続きを意識していないことが多いかもしれません。そのため、登記申請の際に表面化し、会社法違反を問われて過料に処せられる事例が後を絶ちません。税務での不利益や訴訟リスクも考えられます。

安全な商取引には商業法人登記制度は不可欠です。商業法人登記制度は、我が国にある会社が収益を得るための必要設備であり、我が国の社会基盤です。法務局はその管理人に過ぎません。この共有財産を維持するのは会社経営者の皆様であって、それは速やかに正しい登記申請を行うことで実現されます。